¿Qué es el payroll?
Cada vez son más las empresas que buscan soluciones eficientes a la hora de delegar ciertas tareas que restan tiempo y recursos sin generar beneficios. Un claro ejemplo es el payroll o externalización (outsourcing) de nóminas, que consiste en la contratación de una empresa externa especializada para que se encargue de las operaciones necesarias para el cálculo de la nómina de la plantilla de trabajo, así como de los seguros sociales y las retenciones a la Seguridad Social.
La empresa proveedora, en este caso, debe asegurarse de que los trabajadores de la empresa contratante reciban su correspondiente retribución en la fecha acordada. Estos proveedores externos también se encargan de la tramitación, conformidad e intercambio de información con las instituciones oficiales relacionadas, llevando a cabo tales servicios a nombre del cliente.
En resumen, la empresa que externaliza estos servicios proporciona la información necesaria de su plantilla profesional con la finalidad de que la empresa proveedora pueda realizar el cálculo de las retribuciones y programarlas. Esto supone una serie de beneficios, ya que la empresa contratante no necesita de ese modo contar con un departamento que se encargue de cuestiones relacionadas con las nóminas, como pagar salarios y sueldos, calcular retribuciones y retenciones, comunicación de ausencias y bajas, entre otras tareas.
Esta práctica surgió con el objetivo de disponer de talento especializado, ahorrar costes en operaciones, contar con garantías de continuidad del servicio y, a su vez, brindar un mejor servicio a los trabajadores, entre otros muchos beneficios. Por ejemplo, la necesidad de adecuarse a los constantes cambios legales en esta materia requiere esfuerzo y tiempo por parte de las empresas. Sin embargo, un servicio de payroll management dispone de su propio equipo de expertos que conocen a fondo la legislación y todas las claves de la gestión de nóminas en el ámbito laboral.
¿Cuándo conviene contratar un servicio de payroll?
Los directivos que dedican mucho tiempo a cuestiones operativas como los contratos, las nóminas o los conceptos salariales tienden a perder el foco de la actividad principal del negocio. Además, los cambios continuos en cuanto a seguros sociales y retenciones de la Seguridad Social, entre otras cuestiones, hacen que mantenerse al tanto de todo ello dentro de la empresa sea bastante costoso y complejo. Cuando esto sucede, una buena solución es recurrir a un servicio de payroll.
Asimismo, cada vez hay más empresas que recurren a soluciones eficaces que les permitan delegar tareas que les consume demasiado tiempo y recursos. La gestión de la nómina es una de ellas y externalizar este servicio es una opción ventajosa para muchas compañías, sobre todo para aquellas que han sido previamente sancionadas por errores en la tributación o en las cotizaciones de sus empleados.
Así que las empresas que hayan incurrido en situaciones similares o que no deseen correr el riesgo de acarrear en prácticas irregulares, la externalización de la nómina es una solución óptima para evitar posibles sanciones y garantizar la exactitud de los cálculos.
Beneficios de la externalización de nóminas
Si bien los servicios de outsourcing de nóminas tienen sus características particulares, podemos señalar un serie de beneficios generales para las empresas que recurren a ellos.
Mayor competitividad
Permite centrarse en las tareas más importantes del negocio, lo que puede ser determinante a la hora de conseguir mejores resultados. Y es que aunar esfuerzos para desarrollar la actividad principal es una ventaja competitiva para cualquier empresa.
Ayuda de un equipo experto
Al externalizar la nómina y la gestión laboral, la empresa podrá confiar en que este proceso será realizado por expertos en el tema, lo que garantiza una mayor eficiencia en comparación a lo que es capaz de ofrecer un negocio de modo interno. Además, la empresa contará con un punto de vista externo y objetivo para implantar posibles mejoras en su funcionamiento. Por supuesto, también será menos probable que se incurran en errores o se incumplan los plazos de la administración.
Más información
Las empresas especializadas en ofrecer servicios de payroll management suelen enviar informes que permiten conocer al detalle las labores que realizan. Asimismo, mantienen al tanto a la empresa contratante sobre situaciones particulares, como novedades normativas, absentismo laboral o mejoras en la gestión de las nóminas.
Confidencialidad
la gestión interna implica que algunos empleados tengan acceso a la información salarial de la empresa, una información sensible que puede entrañar ciertos riesgos. Así que hay empresas que, por política de confidencialidad, deciden optar por el outsourcing de las nóminas.
Digitalización
Pueden ser los primeros pasos para la digitalización de la empresa, ya que los proveedores de payroll usan softwares actualizados a la legislación vigente, que ponen al servicio de la empresa interesada.
Reducción de gastos
Contratar un servicio de payroll de nóminas ayuda a ahorrar tiempo y disminuir costes. De hecho, es mucho el tiempo, los gastos y los recursos que se consumen con la gestión de nóminas. Por tanto, externalizar estas tareas conlleva una optimización de los recursos de la empresa.
Coste variable y escalable
La solución estratégica de la empresa de transformar el coste del departamento en un gasto variable y ajustado al tamaño de la plantilla, lo convierte en una ventaja competitiva instantánea. Es decir, la empresa siempre pagará lo justo por el servicio que necesita.
Soluciones internacionales de nómina
Conviene recordar que las soluciones internacionales de nómina garantizan también la gestión de equipos profesionales que desarrollan sus actividades en países extranjeros. Y es que esta labor implica un sinfín de complejidades, puesto que cada país tiene su propia normativa en cuestiones fiscales, laborales y mercantiles. Por tanto, esta colaboración supone para algunas empresas poder afrontar situaciones que anteriormente suponían muchos contratiempos y costes económicos muy elevados.
En definitiva, el payroll es un área especializada que tiene como objetivo velar por el funcionamiento óptimo de la plantilla profesional conforme a la legislación.