¿Qué es el onboarding en una empresa?
El onboarding es el proceso de integración de un nuevo empleado en una empresa. Este proceso se lleva a cabo desde el momento en que el candidato acepta la oferta de trabajo hasta que se convierte en un miembro productivo y activo de la organización.
La importancia del proceso de onboarding radica en que un buen proceso de integración puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un nuevo empleado en la empresa. Un proceso efectivo puede ayudar a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos y valorados desde el primer día, lo que a su vez puede aumentar su motivación y compromiso con la empresa. Además, un buen proceso de onboarding también puede ayudar a los nuevos empleados a adaptarse más rápidamente a su nuevo entorno laboral y a desempeñar su trabajo de manera más eficiente.
Objetivos del proceso de onboarding para el empleado y para la empresa
El proceso de incorporación de nuevos empleados en una empresa tiene como principal objetivo asegurar que el empleado recién contratado conozca y comprenda las políticas internas de la empresa. Esto incluye tanto las normas legales y sociales como las medidas de seguridad relacionadas con su puesto de trabajo.
Además, debe ayudar al trabajador a comprender claramente su función y responsabilidades dentro de la empresa, proporcionándole las herramientas, técnicas y métodos necesarios para desempeñar sus tareas de manera eficiente.
Otro objetivo importante del proceso de onboarding es transmitir al nuevo empleado la filosofía, los valores, objetivos, misión y visión de la empresa, a fin de que se sienta parte de ella y comprenda su papel dentro de la misma.
El proceso de onboarding también se enfoca en ayudar al empleado a entender su posición dentro del organigrama de la empresa, estableciendo relaciones con sus compañeros y facilitando su adaptación al día a día en su puesto de trabajo.
Etapas del proceso
Resumen de todo el proceso de onboarding:
Antes de dar la bienvenida a un nuevo miembro de nuestro equipo, es esencial cumplir con una serie de tareas y procesos para garantizar un inicio sin problemas. Estas medidas preparatorias nos permitirán a nosotros y al recién contratado comenzar de manera eficiente y ordenada.
Antes de la incorporación de un nuevo miembro en la compañía, es esencial recolectar toda la documentación necesaria, como el número de seguridad social y los detalles bancarios del empleado. Es importante solicitar que los recién contratados revisen detalladamente el manual del empleado de la compañía y firmen un acuerdo de confidencialidad.
Para garantizar una transición suave al nuevo puesto, es importante preparar una estación de trabajo adecuada para el empleado. Esto incluye proporcionar las herramientas necesarias, como un ordenador o acceso al software requerido para el puesto laboral. Se debe otorgar una nueva dirección de correo electrónico de la empresa para facilitar la comunicación interna.
Por último, se debe proveer a los nuevos empleados de material de lectura, como políticas y procedimientos de la compañía, un organigrama, una descripción detallada del rol del empleado, los valores, la misión y la cultura de la organización, a menos que ya estén incluidos en el manual del empleado.
Antes de que el primer día laboral de tu nuevo empleado llegue, es recomendable tomar medidas para darle la bienvenida al equipo. Una forma de hacerlo es dejar una nota amistosa en su escritorio, que lo haga sentir bienvenido desde el primer momento. Otra opción es ofrecerle un obsequio de bienvenida, como una sudadera o una taza con el logo de la empresa, que pueda usar en su día a día.
En caso de que se haya optado por un proceso de onboarding digital, se puede enviar un correo electrónico de bienvenida al nuevo empleado, o incluso, si es posible, mandarle un kit con material de la empresa a su domicilio, para que se sienta parte del equipo desde el primer momento.
Destacar la importancia de informar a todos los miembros del equipo sobre la llegada del nuevo empleado, para que puedan estar preparados para darle la bienvenida. Puedes enviar un correo electrónico a todos los miembros del equipo, anunciando la llegada del nuevo miembro del equipo, para que puedan estar preparados para darle la bienvenida.
Nombre de cada etapa del proceso
Existen varias etapas en el proceso de onboarding, cada una con sus propios objetivos y actividades. Algunos ejemplos incluyen:
Pre-onboarding: esta etapa comienza inmediatamente después de que el candidato acepta la oferta de trabajo. Incluye tareas como la revisión de la documentación necesaria, la planificación de la fecha de inicio y la asignación de un “buddy” o compañero de trabajo que actúe como mentor durante el proceso de integración.
Onboarding inicial: en esta etapa, el nuevo empleado asiste a una serie de sesiones de orientación y capacitación para aprender acerca de la empresa, sus políticas, procedimientos y sistemas. También se le asignarán tareas y proyectos para ayudarlo a familiarizarse con su nuevo entorno laboral.
Integración continua: una vez que el nuevo empleado se ha adaptado a su entorno laboral, se le proporcionará un seguimiento y apoyo continuo para ayudarlo a desarrollar sus habilidades y conocimientos. Esto puede incluir sesiones de mentoría, capacitación continua, y la asignación de proyectos cada vez más desafiantes.
Evaluación y retroalimentación: finalmente, se llevará a cabo una evaluación formal para determinar si el nuevo empleado ha cumplido con los objetivos y expectativas establecidos durante el proceso de onboarding. Se le proporcionará retroalimentación para ayudarlo a identificar sus fortalezas y áreas de mejora.
Diseño y planificación del proceso de onboarding: ¿Cómo se estructura y cuáles son los pasos a seguir?
El diseño y la planificación del proceso de onboarding son fundamentales para garantizar que sea efectivo y debe estar estructurado de manera clara y organizada, con una serie de pasos específicos que deben seguirse.
Definir objetivos
En primer lugar, es importante definir claramente los objetivos del proceso de onboarding. Esto puede incluir objetivos como brindar al nuevo empleado una comprensión clara de sus responsabilidades y expectativas, ayudarlo a sentirse bienvenido y valorado en la empresa, ayudarlo a adaptarse a su nuevo entorno laboral, asegurar que esté alineado con los valores y objetivos de la empresa y proporcionarle las herramientas y recursos necesarios para desempeñar su trabajo de manera efectiva.
Diseñar un plan
Una vez definidos los objetivos, es importante diseñar un plan detallado para alcanzarlos. Esto puede incluir pasos como la planificación de una serie de actividades y eventos para brindar al nuevo empleado una comprensión clara de sus responsabilidades y expectativas, así como para ayudarlo a sentirse bienvenido y valorado en la empresa. También puede incluir la asignación de un mentor o un compañero de trabajo “buddy”, cómo hemos señalado en el punto anterior.
Verifiación de los objetivos y del plan
Una vez diseñado el plan, es importante asegurarse de que está alineado con los objetivos y valores de la empresa y que se ajusta a las necesidades específicas de la empresa. También es importante establecer un calendario detallado para las actividades y eventos planificados, y asegurarse de que se establecen responsabilidades claras para cada paso del proceso.
Seguimiento y continuidad de todo el proceso
En última instancia, es importante tener en cuenta que el proceso de onboarding no termina en el primer día del empleado, sino que es un proceso continuo, durante el cual se deben realizar evaluaciones regulares y mejorar continuamente el proceso para asegurar que cumple con sus objetivos y se adapta a las necesidades cambiantes de la empresa.
Onboarding y Offboarding
En oposición al proceso de integración de un nuevo empleado, el offboarding representa el proceso de desvinculación de un trabajador de la empresa. A diferencia del proceso de onboarding, el offboarding es un procedimiento más complejo y requiere de una serie de pasos a seguir.
Una de las primeras acciones a llevar a cabo es informar a los compañeros de trabajo del empleado sobre las razones de su salida, ya sea por despedido o por decisión personal. Además, es importante realizar todos los trámites administrativos necesarios, como la firma de documentos y la cancelación de los registros del empleado en los sistemas de la empresa.
Una de las primeras acciones a llevar a cabo es informar a los compañeros de trabajo del empleado sobre las razones de su salida, ya sea por despedido o por decisión personal. Además, es importante realizar todos los trámites administrativos necesarios, como la firma de documentos y la cancelación de los registros del empleado en los sistemas de la empresa.