RPA que es

En todas las empresas y organismos se llevan a cabo tareas redundantes y repetitivas que requieren mucho tiempo de los empleados, lo que repercute negativamente en el proceso productivo, además de ser labores que resultan monótonas para quienes las efectúan. Por todo ello, resulta habitual que se produzcan errores humanos durante las mismas.

En este sentido, la tecnología puede convertirse en una excelente respuesta para realizar rápida y eficientemente determinadas tareas, así como para lidiar con una gran cantidad de datos, permitiendo así sacar el máximo potencial a un negocio, mejorando, además, la experiencia de los clientes y de los empleados.

Es en esta cuestión donde cada vez cobra mayor protagonismo un término relativamente nuevo, RPA, o automatización de procesos mediante robotsRobotics Process Automation en inglés-, solución muy eficiente que está experimentando un crecimiento exponencial en el sector empresarial.

Qué es la RPA

Es un sistema de automatización de procesos basado en el uso de softwares inteligentes o “robots” con el objetivo de disminuir en gran medida la intervención humana en múltiples tareas informáticas, especialmente en aquellas labores redundantes que apenas varían en cada realización. Pese a que la automatización automática de procesos o RPA es un término relativamente reciente, no lo es el concepto que hay detrás, puesto que desde hace ya décadas se han buscado modos de optimizar recursos y tareas mediante softwares que lleven a cabo labores específicas en un tiempo récord.

Cuando hablamos de robots solemos pensar en máquinas creadas para realizar trabajos industriales, sobre todo en cadenas de montaje. La RPA extrapola esta idea de automatización a los patrones puramente informáticos, por lo que hablamos en este caso de bots o robots de software, constituyendo una tendencia que promueve incorporar nuevos niveles de productividad y calidad en los procesos de transformación digital de las empresas.

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Nos referimos, por tanto, a un sistema de automatización de procesos, apoyado por una tecnología de veloz crecimiento que permite a las empresas poner en funcionamiento sistemas de software inteligentes (robots de software) que reproducen tareas (repetitivas, en su mayoría) de los empleados. La RPA se puede implementar en numerosos sectores industriales, donde los empleados realizan labores repetitivas de alto volumen, liberando a estos para que puedan efectuar labores más importantes y de mayor valor, aumentando así la productividad del negocio.

Para que sirve la RPA

La RPA permite automatizar las tareas de software más repetitivas, de las cuales solían encargarse los empleados de una empresa; ya sean labores simples y habituales, como preparar facturas o completar formularios, o labores más complejas, como la atención al cliente y la resolución de problemas.

Otro ejemplo práctico es la automatización de las diferentes interacciones que combinan datos entre diferentes aplicaciones informáticas, que, si no fuera por la Robotics Process Automation, actuarían aisladas. En este sentido, un bot permite permite operar dentro de la propia interfaz de usuario de una persona, imitando sus acciones, como copiar, pegar o hacer clic.

Aunque pueda parecer lo contrario, una de las ventajas principales de la RPA es su simplicidad. Un usuario puede implementar un robot de RPA —sin ser un experto informático— para que comience a llevar a cabo tareas útiles inmediatamente, las 24 horas del día y a un coste muy bajo. De hecho, se trata de una solución que implica un riesgo muy bajo y un posible retorno de inversión alto.

RBA e inteligencia artificial

Los bots de software de la RPA son similares a la inteligencia artificial. De hecho, se busca integrar más funciones de IA en la automatización robótica propia de la informática. No obstante, muchos de los bots carecen de una cualidad propia de la inteligencia artificial: la capacidad de ir aprendiendo y mejorando con el tiempo.

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Y es que, por lo general, los bots no aprenden sobre la marcha, pero hay casos en los que la RPA y la IA se complementan. En la actualidad los proveedores proporcionan cada vez más soluciones que combinan la capacidad de aprender y tomar decisiones de la IA con la mejora en cuanto a productividad de la RPA. En definitiva, la función de este tipo de procesos robotizados es compatibilizar la RPA, la tecnología cognitiva y la inteligencia artificial.

Ejemplos de software RPA

Para hacer más tangible el concepto de una automatización realizada por un bot programado con RPA, señaláremos algunos ejemplos en los que esta tecnología permite ahorrar costes y tiempo, así como evitar errores humanos, influyendo notablemente en la eficiencia de una empresa.

  • Incorporación de nuevos empleados: un sistema basado en la RPA puede recopilar la información remitida por un nuevo trabajador, crear las cuentas necesarias (email, horarios, permisos, etc) y enviar, en cuestión de minutos, mensajes personalizados.
  • Almacenar datos web: con la RPA es posible automatizar las búsquedas, guardar la información extraída, compararla y tomar las decisiones oportunas.
  • Atención al cliente: los clientes desean que sus consultas sean atendidas rápidamente. Los sistemas automatizados de servicio al cliente pueden ordenar las consultas y proporcionar respuestas iniciales a los usuarios.
  • Otras tareas proclives a realizarse con plena eficiencia a través de la RPA son el análisis de documentos y formularios, procesamiento de facturas y nominas, almacenamiento de datos de los clientes, actualización de documentos y formularios o alta de clientes, distribuidores y empleados.

Publicado el 01-2022 por Englobally Latinoamérica