gestión de procesos

La automatización de los procesos empresariales es una tendencia que cada vez está más en alza en las empresas, puesto que reporta mejoras notables y cuantiosos beneficios. Según estudios documentados, el 52 % de las compañías computadas ha invertido una cifra superior a los 10 millones de dólares —el 30 % más de 50 millones—.

En un mercado competitivo y dinámico, influenciado en gran medida por las nuevas tecnologías de la información, las empresas necesitan tener la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios. Son muchas las compañías que cuentan con sistemas y softwares avanzados para adaptarse al contexto actual, aunque lo cierto es que no le permiten afrontar cambios y transformaciones de una forma suficientemente ágil. Para emprender nuevos desafíos que les permitan competir en el mercado, necesitan poner su punto de mira en la tecnología y la adaptabilidad, por lo que han de incorporar un sistema de gestión de procesos eficiente, como BPM (Business Process Management).

¿Qué es la gestión de procesos o BPM?

La gestión de procesos de negocio (BPM) es un sistema de gestión empresarial que integra distintas metodologías relacionadas, técnicas efectivas del pasado y el presente, así como las tecnologías necesarias para dar lugar a sus implementación y ejecución.

Este sistema de gestión de procesos está enfocado en lograr la mejora continua de la organización empresarial por medio de procesos de negocios orientados con una estrategia definida. Tanto la estrategia como los procesos han de ser dinámicos, por lo que deben ser ágiles y estar apoyados por tecnologías, personas y métodos eficientes. Y es que la BPM debe promover la eficiencia, excelencia, optimización, integración, alineación estratégica, escabilidad, agilidad y sustentabilidad; logrando de ese modo que las decisiones empresariales sean las idóneas en cada momento.

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La metodología de la gestión de procesos busca, pues, analizar, identificar, ejecutar, rediseñar, controlar y monitorear los procesos de negocio que una empresa está implementando, siempre con el objetivo de alcanzar los objetivos marcados.

Aunque la BPM no es una tecnología de software en sí, uno de los modos más eficaces de adoptar esta metodología en un negocio es mediante un BPM software que se adapte a las características de la compañía correspondiente. De hecho, en la actualidad hay una gran oferta de programas de gestión de negocios proporcionados por múltiples proveedores.

¿Qué nos ofrece BPM en la gestión de procesos de negocio?

Como solución integrada dentro de una empresa, BPM permite automatizar de manera sencilla y cómoda cualquier proceso interno que tenga que ver con control de calidad, recursos humanos, venta y postventa, relaciones con el cliente, facturación, gestión de riesgo, etc.

Además, ayuda a grandes compañías y pymes a localizar los frecuentes “cuellos de botella” que repercuten negativamente en la fluidez del negocio. Por supuesto, también es un aliado indispensable para controlar los costes de la empresa, para lograr que los procesos diarios sean lo más efectivos posibles y para garantizar la eficiencia del equipo humano implicado en todas las operaciones llevadas a cabo por la empresa.

La optimización de los procesos, la mejora continua de la eficiencia, la toma de decisiones adecuada y, en definitiva, ser más productivos y competitivos, son las principales razones por las que las empresas deciden implementar un BPM.

Cuando se producen restructuraciones empresariales (ampliación, fusión, absorción o colaboración) también se emplea la metodología BPM para coordinar de la forma más apropiada los departamentos y procesos de las diferentes organizaciones. Asimismo, son muchas las empresas que comienzan a incorporal la metodología BPM cuando quieren lograr una determinada certificación, y necesitan optimizar sus acciones y procesos industriales para poder cumplir con las exigencias pertinentes.

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Cabe destacar que el enfoque BPM se desmarca del clásico modelo de gestión con una estructura vertical, abogando por una organización horizontal conformada por los diferentes departamentos que contribuyen a generar valor. De ese modo, cada proceso está alineado con la estrategia empresarial y se puede saber con precisión cómo contribuye a alcanzar los objetivos establecidos.

Implantar un sistema de gestión de negocios BPM

Resulta evidente que los negocios orientados a ofrecer a sus clientes un servicio cada vez mejor necesitan continuar mejorando sus procesos y operaciones para ser más competitivos en un entorno en constante transformación.

Es cierto que la implantación del sistema BPM requiere de una planificación adecuada y de una inversión inicial considerable en cuanto a tiempo y recursos, por lo que puede ser aconsejable comenzar con un proyecto que tenga un alcance acotado para ver si los indicadores muestran resultados favorables. Así la empresa podrá cerciorase de su viabilidad y, progresivamente, lograr el compromiso de todos los agentes implicados, con la idea de ampliar el modelo al resto de procesos.

Las empresas que ponen en práctica un enfoque BPM son capaces de desarrollar productos o servicios de calidad adaptados a las exigencias del mercado, poniendo especial énfasis en la satisfacción de los clientes y garantizando la consolidación de una visión y unas metas compartidas por el grueso de la empresa.


Publicado el 01-2022 por Englobally Latinoamérica