¿Qué se entiende por business process outsourcing (BPO)?

Tradicionalmente las empresas se han encargado de llevar a cabo internamente todos sus operaciones, pese a que algunas de ellas no estuvieran relacionadas con su actividad principal. El contexto empresarial fue cambiando con el tiempo y surgió la externalización de parte de estas actividades secundarias no vinculadas directamente con la función principal de la empresa. Por ejemplo, la subcontratación de servicios de mensajería o limpieza, debido esencialmente a su menor coste y a la falta de personal especializado.

business process outsourcing

Pero si nos centramos más en los últimos años en los que ha habido un gran avance tecnológico en el sector empresarial, la subcontratación también se ha extendido a sectores que tienen un vínculo más directo con los negocios, siendo en muchos casos de tipo contable o administrativo con un elevado componente tecnológico.

Esta externalización de servicios es conocida en el mundo empresarial con la expresión anglosajona Business Process Outsourcing (BPO), y se presenta con una alternativa muy viable a la hora de realizar algunas funciones con mayor eficiencia, permitiendo, a su vez, reducir costes. De hecho, las tecnologías de información y comunicación (TIC) permiten que parte de la actividad de las empresas se puedan efectuar en lugares diferentes o que otras empresas especializadas la realicen a un menor coste.

Principales ventajas del BPO

El principal objetivo que persigue una empresa que decide externalizar determinadas tareas o servicios es disminuir costes y aumentar la eficiencia de tales operaciones. La transformación digital está incidiendo directamente en que las empresas opten por el outsourcing como una solución efectiva, de ahí que a que esté creciendo cada vez más. He aquí algunos de los principales beneficios del BPO:

  • Reducción de costes en equipamiento y contratación de personal.
  • Más margen para centrarse en la principal actividad de la empresa.
  • Uso de tecnologías más avanzadas y servicios de información más efectivos.
  • Respuesta rápida y eficiente ante los posibles cambios en el sector de la empresa.
  • Una mayor especialización, ya que al enfocarse mayormente en el área de mayor importancia, la empresa podrá mejorar y optimizar su servicio, además de ser más competitiva.
  • Permite disponer de personal altamente cualificado que se encarga de cubrir labores específicas. Además, estos trabajadores externos cualificados pueden proporcionar asesoramiento a los empleados propios de la empresa, aumentando así la eficiencia, la productividad y la calidad del servicio.
  • Mayor flexibilidad de la empresa, lo que conlleva una disminución de los costes fijos.
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Cuándo es oportuno externalizar

Como podemos comprobar, externalizar algunos procesos va más allá del mero hecho de ahorrar costes, puesto que es una alternativa que puede suponer una considerable mejora de la competitividad. En este sentido, que el servicio externo contratado esté implicado en los objetivos de la empresa resulta fundamental para el éxito del outsourcing.

Las pymes emergentes y más novedosas suelen recurrir a la subcontratación de actividades que requieren importante recursos humanos y materiales, como el mantenimiento de software, ventas, logística o dirección de recursos humanos. No obstante, durante los últimos años también hemos podido apreciar que las grandes compañías están apostando por la subcontratación para centrarse en sus funciones clave. Esto es debido precisamente a los rápidos avances de la tecnología y a la proliferación de nuevas start ups, las cuales aumentan la competencia.

Por tanto, en la actualidad uno de los principales motivos de externalizar servicios es lograr adecuarse a la nueva realidad empresarial y económica, sobre la cual inciden en gran medida las nuevas tecnologías. Ante estos cambios tecnológicos en múltiples sectores empresariales, resulta más rentable contratar servicios especializados que alterar la estructura de la empresa o aumentar su plantilla y su equipamiento técnico.

Asimismo, ante las fluctuaciones del mercado, frente a una posible desaceleración económica y en tiempos de incertidumbre, la externalización es una medida que responde a las necesidades puntuales que pueda tener un negocio durante ciertos periodos. De hecho, según su demanda eventual, una empresa tiene la posibilidad de prescindir de sus servicios externos, sin que de ese modo su estabilidad se vea comprometida.

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Áreas principales proclives a externalizarse

El Business Process Outsourcing tiene mayor incidencia en algunas áreas de las empresas, aunque es un recurso que cada vez se extiende a más dominios:

  • Administración y finanzas: contabilidad, análisis financiero, declaración de impuestos, gestión de tesorería y caja, etc.
  • Recursos humanos: reclutamiento, nominas, capacitación, administración de incentivos para la plantilla y control de quejas y sugerencias.
  • Atención al cliente: call centers, reclamaciones, encuestas, diagramas de flujo…

Servicios de gestión de la información: engloba desde los medios de soporte (software y hardware) y el control del flujo de la información hasta todo lo que se relaciona con las tecnologías de la información y la comunicación.


Publicado el 03-2020 por Englobally Latinoamérica